Je houdt je voorraad bij zonder Excel door de voorraad te laten bijwerken op het moment van verkopen, in je kassa en je webshop, in plaats van achteraf in een spreadsheet. Dat lukt met het voorraadbeheer in je kassasysteem, een losse voorraadapp of een platform dat kassa en webshop samen bijhoudt. De overstap begint met één goede telling, en eind december is daar een logisch moment voor.
Waarom loopt voorraad in Excel scheef?
Excel is fijn om mee te beginnen. Het is gratis, je kent het en je kunt alles zelf inrichten. Maar een spreadsheet weet niet wanneer je iets verkoopt. Jij moet het erin zetten, en dat gaat mis op de momenten dat het druk is.
De bekendste problemen:
- Je loopt achter. Verkopen van vandaag staan er pas vanavond in, of morgen, of na het weekend.
- Meerdere versies. Eén bestand op de laptop, één kopie in de mail, één printje achter de toonbank. Welke klopt?
- Varianten worden een puzzel. Een blouse in vier maten en drie kleuren is twaalf regels, en dat voor elk model.
- Je webshop weet het niet. Verkoop je ook online, dan moet je daar alles nog een keer aanpassen.
- Tikfouten vallen niet op. Een 3 die een 8 had moeten zijn, zie je pas als een klant iets wil dat er niet is.
Welke alternatieven zijn er?
Voorraadbeheer in je kassa
De meeste kassasystemen houden voorraad bij: verkoop je iets, dan gaat het er automatisch af. Bij Loyverse zit basisvoorraad in de gratis versie en kost uitgebreid voorraadbeheer € 25 per maand per winkel (volgens de Loyverse-prijspagina, per oktober 2026). Lightspeed Retail heeft uitgebreid voorraadbeheer met inkoop ingebouwd. Dit is vaak de eerste en makkelijkste stap.
Een losse voorraadapp
Er zijn aparte apps voor voorraadbeheer, soms gekoppeld aan je boekhouding. Handig als je veel inkoopt of meerdere magazijnen hebt. Let op of de app met je kassa praat, anders heb je weer twee lijsten.
Een platform voor kassa en webshop samen
Verkoop je in de winkel en online, dan wil je één voorraad voor beide. Dat kan met een kassa en webshop van dezelfde leverancier, of met een platform dat je bestaande kassa koppelt. In Hey Pling! beheer je producten, varianten en voorraad op één plek, en een verkoop aan de toonbank staat binnen een minuut ook online goed. Het belangrijkste is niet welk systeem, maar dat er maar één lijst is die klopt.
Wat heb je nodig voor goed voorraadbeheer?
Een unieke code per product en variant
Een SKU of artikelnummer per variant: blouse-groen-M is iets anders dan blouse-groen-L. Zonder unieke code kan geen systeem je voorraad goed bijhouden.
Barcodes waar het kan
Veel producten hebben al een barcode van de fabrikant. Heb je eigen of handgemaakte producten, dan maak je zelf een code en print je etiketten. Scannen is sneller en foutlozer dan zoeken en typen.
Eén plek waar je aanpast
Spreek af waar nieuwe producten, prijzen en inkoop worden ingevoerd. Ook met je personeel.
Een vaste werkwijze voor uitzonderingen
Wat doe je bij een retour, een kapot product, een cadeau of iets dat je zelf gebruikt? Als iedereen het op dezelfde manier afboekt, blijft je voorraad kloppen.
Zo stap je over in vijf stappen
- Kies je systeem. Kijk eerst wat je kassa al kan. Vaak heb je het al en gebruik je het nog niet.
- Ruim je productlijst op. Gooi oude artikelen weg, voeg dubbele samen en geef elk product en elke variant een code.
- Tel alles één keer goed. Liefst op een rustig moment, met twee mensen: één telt, één schrijft of scant.
- Zet de getallen in het systeem. Vanaf nu is dit de enige lijst. Het oude Excel-bestand zet je in een archiefmap.
- Controleer na twee weken. Tel een paar producten na en vergelijk met het systeem. Klopt het niet, zoek dan waar het misgaat: bij retouren, bij inkoop of bij verkoop.
Dit is een verzonnen voorbeeld om het te illustreren. Sanne heeft een boekhandel met 3.000 titels. Ze hield haar voorraad bij in Excel en telde elke zondag na. Nu tellen zij en haar medewerker elke week één kast na. De rest doet de kassa. De zondag telt ze niet meer.
Hoe pak je de jaartelling aan?
Voor je jaarcijfers heb je meestal een overzicht van je voorraad en de waarde ervan per het einde van je boekjaar nodig. Hoe je die waarde bepaalt en aanlevert, verschilt per situatie. Vraag je boekhouder hoe hij het wil hebben, of kijk op de site van de Belastingdienst. Dit is geen fiscaal advies.
Praktisch werkt het zo:
- Plan de telling. Kies een moment buiten openingstijd, bijvoorbeeld op 31 december na sluiting of op 2 januari voor opening.
- Verdeel de winkel in zones. Per kast of schap, met een lijst of scanner per zone.
- Stop met verkopen tijdens het tellen. Ook online, of houd bij wat er tijdens de telling verkocht wordt.
- Verwerk verschillen meteen. Klopt een aantal niet, pas het dan direct aan en schrijf op waarom, als je het weet.
- Exporteer het overzicht. Aantal en inkoopprijs per product. Dat is wat je boekhouder meestal nodig heeft.
Heb je eenmaal een systeem dat meetelt, dan is de jaartelling vooral een controle in plaats van een avond vol rekenwerk.
Wil je het nieuwe jaar beginnen met één voorraad voor winkel en webshop? Probeer Hey Pling! 30 dagen gratis, zonder creditcard.